Šta sve podrazumeva organizacija događaja?

Menadžment događaja predstavlja važnu komponentu u kontekstu razvoja turističke destinacije ili promocije turističkih proizvoda. U samoj svojoj suštini, menaždment događaja predstavlja projektni menadžment orijentisan na polje organizacije različitih događaja. U zavisnosti od vrste događaja, priprema i realizacija teku na različite načine.

Ključni koncepti za uspešnu realizaciju događaja su definisanje mesta i vremena održavanja događaja. Ako su ova dva elementa pravovremeno definisana, moguće je preći na sledeće korake koji vode uspešnoj realizaciji planiranog događaja.

4 faze u organizaciji događaja

Bez obzira na to o kakvom događaju je reč, proces organizacije događaja tim VTC-a deli u 4 faze:

Priprema događaja

U zavisnosti od obima događaja, pripremu je moguće započeti u različitom vremenskom rasponu, koji najčešće varira između nekoliko nedelja do nekoliko meseci. Prvi su tipični za manje događaje, poput radionica ili treninga (do 50 ljudi), dok takođe imamo događaje poput gala prijema, koktela ili konferencija (100 ili više ljudi) kao i velike regionalne ili međunarodne događaje kao što su sajmovi (1000 i više ljudi) gde je proces pripreme neophodno započeti mnogo ranije. Bez obzira na veličinu događaja, proces pripreme uvek obuhvata:

Mesto, vreme, tema događaja

Prvi i osnovni korak je provera slobodnog termina kao i unakrsna provera da li se tokom željenog datuma održava neki važan događaj u vašoj okolini. Poslednje što želite da vam se dogodi jeste da rezervišete termin (dan) tokom kojeg se u istom trenutku u vašem okruženju događa sličan ili drugi veliki događaj koji će preuzeti deo vaše publike i time smanjiti verovatnoću da vaš događaj uspešno realizujete. Pratite medije, profile na društvenim mrežama vaših partnera i konkurencije, kao i njuzletere u kojima se događaji često najavljuju unapred.

U zavisnosti od poželjnog (očekivanog) broja gostiju, neophodno je rezervisati adekvatnu lokaciju održavanja događaja. Od konferencijske sale, do soba za sastanke ili gradskih trgova, uvek imajte u vidu da bi gosti trebalo lako da dođu do mesta održavanja događaja (imajte u vidu gradski prevoz). Odredite naziv događaja koji će pružiti dovoljno informacija u vezi sa prirodom događaja. Atraktivan naziv događaja je poželjan, dok više informacija možete staviti u podnaslov ili opis događaja.

Agenda, pozivnice i tehnička oprema

Pre nego što krenete sa najavom događaja, pozovite glavne učesnike događaja i potvrdite njihovo učešće. Tek u sledećem koraku krenite sa pripremom satnice sa detaljnim prikazom tema i imenima gostiju / govorinika (agendom). Napravite spisak, odnosno listu potencijalnih gostiju i počnite sa štampanjem pratećeg materijala, koje ćete koristiti kao produžetak ili dodatne informacije u vezi sa temom o kojoj je reč. Za takve potrebe možete koristiti brošure, pamflete, plakate, flajere. Obavezno u materijal koji ćete deliti tokom događaja stavite kratku biografiju predavača – učesnika, kako bi gosti videli da je reč o osobama koje su kompetente i imaju iskustva da govore o datoj temi.

Pošaljite zvanične pozivnice mejlom, objavite događaj na profilima svojih društvenih mreža, a možete i posrestvom SMS-a ili Vajber grupa, a zatim pratite / ažurirajte prijave. Posle nekoliko dana, ako ne budete imali odgovor pojedinih gostiju, pozovite ih telefonom i proverite da li su videli vaš poziv. Često se dešava da mejlovi poslati na više adresa završe u spemu, pa je stoga preporučljivo da mejlovi pozivnice budu personalizovani. Ne zaboravite da pozovete predstavnike medija, posebno onih medija koji se bave sličnom temom.

Napravite spisak tehničkih zahteva, koji ćete imati pri ruci i moći da proverite na licu mesta, kada tog dana dođete na mesto događaja (pre početka događaja). Reč je o stvarima koje lako previdimo, koje podrazumevamo da rade, a koji u slučaju greške mogu da budu ozbiljna prepreka uspešnoj realizaciji. Obavezno proverite projektor, laptop, prezentacije, vajfaj, mikrofone, da li u prostoriji ima dovoljno stolica… Stoga je neophodno da u mobilnom telefonu imate broj tehničara kojeg ćete pozvati ako stvari krenu neplaniranim tokom. Takođe, uvek imajte jednu ili više osoba koje će voditi registraciju i ljudima davati promotivne materijale na početku događaja. Ne zaboravite ketering, kafu i osveženje! Tokom pauza, ljudi vole da naprave predah od mentalnog rada, stoga je dobro organizovati prostor gde će moći da se okrepe.

Dan pred događaj

Dan pred događaj je dan kada je mogućnost panike najveća, jer se često pitamo da li smo sve uradili, odnosno nismo ništa propustili. Zato je neophodno sa sobom imati ažurirane lsite i uraditi sledeće stvari:

Ovo su naizgled jednostavne stvari koje vas ne koštaju mnogo vremena, ali mogu da vas liše dosta muka ako ih proverite. Uvek u mobilnom imajte sve brojeve telefona kolega koji su u vezi sa organizacijom. Proverite sa njima sve detalje u vezi sa tačkama koje smo naveli u sekciji pripreme događaja. Tu se posebno misli na tehničke elemente događaja kao što su laptopovi, vajfaj, mikrofon, prezenteri. Kolege iz keteringa bi trebalo da potvrde da će biti na mestu održavanja u tačno određenom vremenu.

Na dan održavanja

Dan održavanja događaja je vaš veliki dan. Sve što je prethodno navedeno, sav posao u proteklih mesec dana pripreme sada nailazi na realizaciju. Potrudite se da na dan održavanja događaja uradite sledeće stvari:

Imajte u vidu da je doček gostiju i inicijalna komunikacija sa njima vrlo važna. Bez obzira da li su govornici ili posetioci događaja, neophodno je da se osećaju uvaženim, a njihovo prisustvo svrsishodno i poželjno. Vrlo često se događa da u neformalnoj komunikaciji pre početka događaja dobijete informaciju koja može biti iskorišćena tokom prezentacije ili pokrenuti važnu diskusiju. Takođe, vodite računa da počnete na vreme!

Imajte spremne pakete za predstavnike medija koji će na najbolji mogući način predsaviti proizvod ili temu o kojoj je reč. Gledajte da se svi učesnici upišu u registracioni formular, kako biste dobili pisanu potvrdu da možete da im šaljete dodatne materijale u vezi sa događajom. Ovaj korak je vrlo bitan za follow-up proces. Osim ako sami niste voditelj događaja, neophodno je da voditelj programa poštuje vreme i programske celine definisane u agendi, jer će svako odstupanje od programa / kašnjenje dodatno činiti goste nestrpljivim i nepoverljivim.

Nakon događaja, dobro je najaviti buduće aktivnosti u vezi sa temom, kao i dati više informacija na koji način će prateće aktivnosti biti urađene (follow-up)

Posle događaja (follow-up)

Praćete aktivnosti posle događaja su važne jednako koliko i sam događaj. Potrudite se da ih uradite za ne duže od tri dana po okončanju događaja, jer će gosti početi da zaboravljaju glavne teme i inicijative pokrenute tokom događaja. Ključne aktivnosti posle događaja su:

Izveštaji i poruka zahvalnosti

Pamćenje je prevrtljiv fenomen. Posle događaja imamo utisak da ćemo zapamtiti sve teme i govornike, sve aktivnosti, inicijative ili kolege koje smo sreli, a koji mogu postati naši budući partneri. Nažalost, brzina današnjeg života, kao i velika količina informacija koju primamo svakoga dana, za posledicu imaju da lako zaboravimo sve ove važne stvari.

Uz pomoć dobrog niza pratećih aktivnosti, ostavićemo pisane tragove i smanjiti mogućnost zaboravljanja ključnih poruka / informacija. U tom smislu, pogledajte objave u medijima, podelite ih na društvenim mrežama, pošaljite zahvalnice gostima i u tom mejlu stavite važne materijale u vezi sa događajem: prezentacije, linkove, kontakt liste (ako su gosti saglasni da bude podeljena), zapisnik sa događaja. Postavite sve informacije na sajt, kako biste u svakom trenutku mogli da se vratite i obnovite informacije. Naravno, uvek je dobro imati dobri stari pisani izveštaj, koji će vam pomoći prilikom organizacije sledećeg događaja.

Ako su vam kojim slučajem neophodne usluge iz oblasti organizacije događaja, VTC profesionalno realizuje najrazličitije vrste događaja. Pogledajte naše usluge OVDE.